Ce este ERP si care sunt cele mai importante controale interne asociate unui ERP?
ERP înseamnă Enterprise Resource Planning și este o platformă software pe care companiile o folosesc pentru a gestiona și integra părțile esențiale ale afacerilor lor cum ar fi planificarea, achizițiile, vânzări, marketing, finanțe, resurse umane, etc.
Printre beneficiile utilizării ERP-ului se numără fluxul liber de comunicare între ariile de activitate, o singură sursă de informații și raportarea exactă a datelor în timp real. Există sute de aplicații ERP dintre care o companie poate alege, iar majoritatea pot fi personalizate. Cu toate acestea, un sistem ERP poate fi ineficient dacă o companie nu îl implementează cu atenție. De aceea, definirea unui sistem de control intern este esențială atunci când ERP este implementat.
Cele 10 controale interne relevante într-un sistem ERP sunt:
- Rolurilor utilizatorilor si drepturile de acces sunt implementate astfel incat restrictioneaza accesul la datele sensibile, iar functionalitatile sunt bazate pe responsabilitatile individuale ale fiecarui post
- Implementarea unor politici privind setarea parolelor utilizatorilor
- Aprobarea si inregistrarea tranzactiilor sunt alocate unor utilizatori diferiti astfel incat sa se asigure prevenirea fraudelor si a erorilor
- Utilizarea sistemului cu dubla autentificare a utilizatorilor pentru a accesa ERP aduce un plus de securitate si previne accesarea neautorizata a sistemului
- Setarea unor fluxuri de lucru automate in cadrul ERP care sa necesite aprobari pentru tranzactiile critice, cum ar fi aprobarea ordinelor de achizitie sau a platilor, inregistrarea de ajustari contabile, etc.
- Stabilirea regulilor de validare si verificare a integritatii datelor in cadrul sistemului ERP asigura acuratetea, consistenta si deplinatatea datelor introduse sau importate
- Implementarea controalelor care sa asigure integritatea si acuratetea datelor schimbate intre sistemul ERP si alte sume sau parti terte, cum ar fi clientii sau furnizorii
- Monitorizarea relatiilor cu furnizorii si clientii, inclusiv urmarirea contractelor, verificarea informatiilor despre acestia, notificarea in cazul expirarii contractului, analiza performantei furnizorilor
- Implementarea unor controale in sistemul ERP care impun limitele de buget stabilite si monitorizeaza cheltuielile, incluzand aprobarea cheltuielilor ce depasesc pragurile monetare predefinite
- Crearea de notificari si alerte in sistemul ERP pentru a marca si raporta orice tranzactie neobisnuita sau suspicioasa, deviatii de la pragurile monetare definite sau alte exceptii
- Construirea conroalelor interne in cadrul ERP asigura acuratetea si integritatea rapoartelor financiare, incluzand reconcilierile, validarea datelor financiare si generarea automata a rapoartelor